Digitális eszközök jelentősen egyszerűsítenék a könyvelők munkáját.

Hogyan segítik a könyvelők munkáját a digitális megoldások?

Lezárult a Minősített Könyvelők Egyesülete (MINKE) és a Billingo közös könyvelői felmérése, amely közel 160 könyvelő részvételével zajlott. A kérdőívekben elsősorban arra voltunk kíváncsiak, hogy jelenleg milyen módszerekkel, programokkal dolgoznak, mi az, ami nehézség vagy épp segítség a munkájuk során. Érdekelt bennünket, hogy mennyire nyitottak a digitális szolgáltatásokra és mi az, ami könnyebbé tenné az adminisztrációt, ügyfelekkel történő kommunikációt. Mutatjuk, milyen eredmények születtek!

A kérdőív jól mutatja, hogy egyre nagyobb a nyitottság a könyvelői szakmában is azokra a modern megoldásokra, amelyek jelentősen megkönnyítik a könyvelő és az ügyfél kommunikációját, csökkentik a felesleges adminisztrációt. Ugyanakkor az is látható, hogy a folyamat lassú és továbbra is tartja magát papír alapú könyvelés szemlélet, melynek hátterében elsősorban az áll, hogy sokan nem ismerik a digitális lehetőségeket.

Még mindig a papír számla az úr ?

Bár az online adatszolgáltatási kötelezettség kibővítése miatt vállalkozások tízezrei döntöttek az online számlázás mellett, a nem reprezentatív felmérésben megkérdezettek többsége számolt be arról, hogy továbbra is papír alapon jutnak el hozzá a számlák.

A MINKE elnöke, Harkai István azt mondja, hogy egyértelműen erősíteni kell annak kommunikációját, hogy például a Billingo könyvelői fiókban bármikor egyszerűen letölthetők az ügyfél számlái, ami jelentősen megkönnyíti az adminisztrációt. Ez az első lépés a digitalizáció felé és hogy minél több idő szabaduljon fel a könyvelés során.

A válaszadók 70%-ának van már rálátása az ügyfelek számláira, ugyanakkor akadnak kifejezetten olyan ügyfelek, akik nem szeretnék, ha a könyvelő online hozzáférne a bizonylataikhoz. Pedig ezzel kiküszöbölhető lenne a hiányzó számlák problémája, mely nagyban megnehezíti a könyvelők munkáját.

Bár az e-számlák egyre népszerűbbek, még mindig a papír alapú bizonylatok foglalják el a dobogó legfelsőbb fokát.

Harkai Istvánt ez egyáltalán nem lepte meg: „Egyértelműen látszik, hogy még az út elején járunk. Rövid időn belül ez nagyot fog változni, ehhez nem csak a mi, hanem az egész szakma és a NAV kommunikációja is kell, hogy az e-számlákkal kapcsolatos bizonylat megőrzési irányelvek egyszerűek legyenek. Inkább a jogkövető magatartást látom itt tükröződni, semmint a lemaradást, ugyanis az e-számlák megőrzésével lehetnek még gondok. Egyelőre nincs kidolgozva ennek rendszere sok helyen.”

Arra kérdésre, hogy elegendőnek tartja-e a könyveléshez, hogy digitálisan, szkennelve vagy fotón kapja meg a számlaképet, a válaszadók 32%-a azt mondta, hogy nem és nem is szeretné, közel 30% azonban már jelenleg is így dolgozik és jónak tartja.

Nyitottság a digitális megoldásokra

Bár még mindig nagyobb arányban vannak jelen a papír számlák a könyvelésben, a kutatásban résztvevők mindössze 4%-a szereti a megszokott módszereit és utasítja el a könyvelés digitalizálását.

Csaknem mindenkit érdekelne olyan szoftver, amellyel a jelenlegi könyvelő programja leváltása nélkül tudná növelni a feladatok hatékonyságát.

Könyvelés támogatáshoz sokan semmit, illetve saját könyvelő szoftverjüket használják. 30% alatti azok száma, akik már alkalmaznak egyéb programokat, például Cashbookot vagy Adrianát. 93%-uk ugyanakkor felismerte a könyvelés támogató megoldások bevezetésének igényét, sőt szívesen részt venne ilyen irányú képzésen is.

A könyvelők elégedettek számlázó programjukkal

A kitöltők 85%-a jónak tartja számlázó programját és mindössze 9% tervezi a váltást. A megkérdezettek 35%-a ingyenes szoftverrel dolgozik.

54%-uk online számlázót javasol ügyfeleinek és csupán 4% ajánlana telepített számlázó programot. Vannak, akik kifejezetten ragaszkodnak egy márkához, 72%-uk a Billingót preferálja.

Hogyan csökkenthető a könyvelési adminisztráció?

A készletnyilvántartás nem kérdés, hogy rengeteg adminisztrációval jár, jelenleg a könyvelők 6%-a mondja, hogy már van hozzáférése ügyfele leltár programjához, 41%-uk pedig örülne, ha le tudná tölteni a nyilvántartást.

85% szerint sok időt visz el a bankszámlatörténet könyvelése és egyeztetése, ezért örömmel venné ennek automatizálását.

A könyvelők 90%-ának egyszerűsítené az életét, ha hozzáférne a szállítói számlákhoz. 66%-uk jelenleg is használja a NAV rendszerét a szállítói számlaadatok lekéréséhez.

70%-uk úgy vélekedik, hogy jelentős könnyítés lenne, ha az ügyfelek házipénztárjába automatikusan bekerülnének a vevői és szállítói számlák és ehhez online hozzá is férnének.

Könyvelés és időpontfoglalás

Az időpontfoglaló rendszer használatától egyelőre 61% idegenkedik és mindössze 43% tartaná hasznosnak, ha az ügyfelek online rendelhetnék meg szolgáltatásaikat. Jelenleg többségében telefonon érik el őket megrendelőik.

Az M-lapokat érintő változások

A válaszolók 78% tisztában van a belföldi összesítő jelentések beadását érintő változásokkal és 93%-uk a könyvelő program, ERP beépített moduljának segítségével automatizáltan oldja meg a feladatot, mindössze 4%-uk végzi manuálisan.

A legtöbben havonta 250-1000 darab számlát kezelnek ügyfeleiknél.

93,8% hasznosnak tartaná az M-lapok automatikus elkészítését és beküldését a NAV felé.

Milyen hatással volt az értékhatár csökkenése az Áfa bevallások elkészítésére? 

A könyvelők 56,7%-ánál jelentősen nőtt az áfa bevallások elkészítésének ideje az általuk kezelt cégeknél és a többlet munka költségét nem tudták érvényesíteni az ügyfeleknél. 43,2%-uk azokban arról számolt be, hogy nem jelentkezett többlet adminisztráció.

Hogyan lehetne hatékonyabbá tenni az ügyfélkommunikációt?

A zökkenőmentes kommunikáció kétségkívül nagyban megkönnyíti a könyvelést. Ennek legegyszerűbb formája a megkérdezettek szerint a chat, de a tájékoztató levelek, a hatékony dokumentum- és feladatkezelés is prioritásként szerepelt a felmérésben.

Forrás: https://www.billingo.hu/blog/olvas/hogyan-segitik-a-konyvelok-munkajat-a-digitalis-megoldasok