e-könyvelés

A CoVID időszak elhozta és megteremtette a home office, a távmunka feltételeit. Sok cég azóta is gyakorolja ezt a működést. Nézzük meg, a könyvelésben milyen lehetőségek jelentek meg, és hogyan alkalmazzuk azokat.

Amikor 2019-ben, a CoVID felbukkanása előtt elindítottam a JOY TFA-t, a korábbi nagyvállalati környezetben kialakult tapasztalataim alapján egyértelmű volt, hogy modern, digitális megoldásokat szeretnék használni, ezeknek a rendszereknek a hatékonysága meggyőzött. Döntésemet a CoVID alatti időszak csak alátámasztotta és megerősítette, kvázi az induláskor készen álltunk a CoVID alatti működésre.

Szerencsére, illetve működésüket dícsérendő, az első ügyfeleim is a digitális világot preferálták. Egyértelmű volt, hogy elektronikus úton küldjék meg anyagaikat, és a kommunikáció nagy része is elektronikusan történjen, e-mailben illetve online megbeszélésekkel.

Csak három évvel később merült fel az igény egy ügyfél részéről, hogy papír alapon kerüljenek hozzám a számlák, illetve személyesen találkozzunk is. Természetesen eleget tettem a kérésének, de ma már vele is inkább az e-könyvelést használjuk.

Mi az e-könyvelés, vagy ahogyan még hívják, digitális vagy online könyvelés?

Mindenekelőtt ki kell jelentenünk, hogy a hagyományos, papír alapú könyvelés már nem éri meg, sem könyvelői, sem ügyféloldalról.

Először is manapság már nem kérdés az internet elérése, mindenkinek van előfizetése, megfelelő sávszélességgel, amely akár nagyobb mennyiségű dokumentumok átküldésére is alkalmas. Ez már nem a betárcsázós korszak, ma már mobilhálózaton keresztül is dolgozhatunk.

Ráadásul rugalmasan kezeljük ügyfeleink igényeit. Ez mindig megegyezés kérdése, ki hogyan szereti összeállítani és elküldeni az anyagait – eddig minden ügyfelünkkel sikerült kialakítani a mindkettőnk számára megfelelő módszert.

Az online megbeszélések is segítik a munkánkat, ugyanis a felsoroltakkal ellentétben egy személyes találkozó értékes lehet, ha valóban olyan információk hangzanak el, amik azt indokolttá teszik. Azonban a könyvelés – ahogy arról korábban írtunk – egzakt szakma, nincsenek titkok, pláne mióta a kiállított számlák szinte azonnal feltöltődnek a NAV rendszerébe.

Ráadásul, sajnos egyre jellemzőbb, hogy egy-egy megbeszélésre késnek az ügyfelek. Általában dugó van, vagy baleset történt, illetve többször megtörtént már, hogy a vidékről érkezők eltévedtek Budapest utcáin, végül pedig nincs szabad parkoló. Ilyenkor nem tudjuk tolni a találkozót, mert mennem kell tovább, vár a következő feladat, és sajnos nem tudjuk megbeszélni, ami miatt találkoztunk volna.

Kijelenthető, hogy egy találkozóhoz legalább kétszer fél, de lehet, hogy 1 órát vesz el az utazás, ami így összességében 1-2 óra, ami akár egy munkanap negyede is lehet. Megéri? Számunkra biztosan nem.

Az e-könyveléssel nem csak a felesleges utazás, és az azzal járó további stresszfaktorok kerülhetők el, hanem olyan eszközök is a rendelkezésünkre állnak, mint a képernyőmegosztás, ami rendkívül hasznos, ha mutatni akarunk valamit a másik félnek, illetve az azonnali dokumentum megosztás, ha már úgyis a gép előtt ülünk.

Ráadásul a messziről érkezőknek nem kell állandóan felutazni, illetve a dokumentumok, érzékeny iratok, számlák cipelésétől is mentesülnek ügyfeleink. Továbbá az e-könyvelés hatalmas előnye, hogy szinte valós időben követhetők a lekönyvelt adatok, még nyitvatartási időn kívül is, akár a tengerpart mellől.

Keresd e-könyvelés megoldásunkat!